5 praktiske Kanban-tips for fremragende prosjektflyt og teamfokus

Kanban er en effektfull metodikk som slett ikke er forbeholdt IT-prosjekter. Kanban har sitt utspring fra industrien på 1950-tallet, og har siden vist sin enestående evne til å støtte både rutinebasert arbeid og utviklingsorientert arbeid på tvers av bransjer. I denne artikkelen deler Jon Urdal, vår Kanban-kursholder, noen fine tips som kan være verdt å få med seg. Han gir deg 5 konkrete tips til hvordan du kan bruke Kanban til å forbedre prosjektflyt, samarbeid og verdiskaping i prosjekter, i og utenfor IT-prosjekter.

1. Opprett en visuell Kanban-tavle

En Kanban-tavle gir en svært oversiktlig og visuell fremstilling av alle oppgaver i prosjektet. Du kan starte med å lage en generell tavle med kolonner som kan romme mange ulike oppgaver, som: «Å gjøre», «Pågående» og «Fullført». Men du kan også lage mer spesifikke tavler som representerer den konkrete arbeidsflyten som skal visualiseres. Uansett, og helt sentralt: Tavlen skaper en felles forståelse av hva som er status, hva som skal prioriteres og hvor respektive oppgaver ligger i utførelsen. Når alle i teamet kan se arbeidet i sanntid, blir det selvsagt mye enklere å samarbeide effektivt, prioritere og håndtere avvik før de blir kritiske! 

Jeg har kunder som bruker både tradisjonelle, analoge tavler og digitale tavler. Med digitale tavler skaper vi gode forutsetninger for flyt i prosjektgjennomføring selv om vi sitter på ulike lokasjoner. 

2. Sett begrensninger på pågående arbeid

Multitasking har en lei tendens til å føre til ineffektivitet, forsinkelser, frustrasjon og feil. Ved å sette en grense for hvor mange oppgaver som kan være i arbeid samtidig, «tvinges» vi til å fokusere på å fullføre oppgaver før vi starter nye. Vi «trekker» oppgaver gjennom tavlen i stedet for å «dytte» oppgaver på teamet. Vi skaper derfor en jevnere arbeidsflyt og sørger for at ressursene brukes der de trengs mest. Og ikke minst: Færre oppgaver i arbeid betyr raskere levering av verdi til kunden! 

 3. Innfør daglige pulsmøter for å sikre flyt

Korte, daglige pulsmøter gir teamet muligheten til å gå gjennom Kanban-tavlen sammen, identifisere hindringer og håndtere potensielle avvik før de slår rot og blir alvorlige. Pulsmøter er en virkelig enkel og sammensveisede måte å sikre smidig flyt og proaktiv problemløsning på. Når utfordringer adresseres tidlig, kan teamet raskere tilpasse seg og finne gode løsninger. 

4. Analyser og skap et lærende team

Kontinuerlig forbedring er en kjernekomponent i Kanban. Jeg har ikke sett noen bedre metode for å identifisere utfordringer, endre og lære av dem, enn hva vi kan gjøre med Kanban. Sett derfor av tid til regelmessig å evaluere hvordan både prosjektet og Kanban som metode fungerer: Hva var årsaken til at vi lyktes så godt denne gangen? Hva var rotårsaken til avviket, og hva kan vi lære av dette slik at vi står bedre rustet til å møte lignende utfordringer neste gang? Kan vi tilpasse tavlen for å gjøre den til et enda bedre verktøy for oss?  

Jeg anbefaler at teamet utvider hvert 6. pulsmøte til å forbedre gjennom retrospektiv diskusjon og læring. Ved å bruke data fra Kanban-tavlen, som ledetid, gjennomstrømning og systematisk evaluering, kan vi identifisere flaskehalser, lære effektiv og optimalisere prosessene. Dette sikrer at teamet kontinuerlig forbedrer sin måte å jobbe på. 

5. Start enkelt og bygg videre

Når du innfører Kanban, begynn med det grunnleggende: La teamet bli komfortabelt med metodikken før du introduserer flere elementer.  

De viktigste rådene jeg kan gi i startfasen er:

1. Lær teamet å prioritere oppgaver og aktiviteter på tavlen
2. Legg en begrensning på hvor mange oppgaver dere skal ha i arbeid samtidig. Dette gir raske resultater i prosjektgjennomføringen og minimerer motstand mot endring. Etter hvert som teamet blir mer erfarent, kan du gradvis bygge på med mer smidig støtte for ytterligere å forbedre samhandling og effektivitet.
    

Jon Urdal er kursholder for Holte Academy sine dagskurs i Kanban. Han holder også bedriftsinterne kurs i Kanban og kurs som Effektive arbeidsflyt i team.