Møteledelse – Slik får du litt mer effektive møter
Møter er en vesentlig del av arbeidshverdagen for mange av oss, enten vi liker det eller ei. Og det veksler gjerne mellom fysiske og digitale møter. Både under og etter koronapandemien, har spesielt sistnevnte fått en tydelig plass i hverdagen vår. «Teamsmøte» og “hjemmekontor” er blitt et par godt kjente begreper for folk flest. I denne artikkelen får du noen konkrete tips til hvordan du lykkes med møtene dine.
Ta styringen som møteleder
Beslutninger skal tas, forslag skal vurderes og saker må drøftes. Møter kan på den ene siden oppleves som konstruktive, motiverende og inspirerende, mens på den andre siden kun som nødvendige, ustrukturerte eller langdryge. Møter tar opp mye av tiden til mange arbeidstakere og det kan koste bedriften dyrt. Mange bruker nok for mye tid i møter, hvor andre ting burde ha vært prioritert. Det handler også om respekt for andres tid.
Møteledelse innebærer å lede og styre møter på en god måte, og som møteleder har du ansvar for møtet både før, under og etter. Ved å sette gode rammer for møtet vil du kunne påvirke både energien i møtet, hvor effektivt det gjennomføres og resultatene som oppnås. Om et møte oppleves som det ene eller det andre er avhengig av flere faktorer, men det er opp til deg, som møteleder, å styre mot at møtet blir en mest mulig positiv opplevelse for deltakerne.
Så, hva skal til for å ta kontrollen på møtet og styre det med stødig kurs?
Gode forberedelser er et must
FØR
Som møteleder må du stille forberedt, ha en tydelig agenda, samt et mål for møtet, og du må invitere de riktige personene. Ønsker du å få gjennomslag for saker i møtet? Sørg for at du har med deg beslutningstakerne som trengs i møtet. Vær også bevisst at for mange deltakere i møtet kan være krevende og bidra til at møtet sklir på tid. Videre må du sørge for at det tekniske utstyret fungerer, booking av møterom er gjort, og at møtet holder en god struktur.
UNDER
Å etablere en felles forståelse av hensikten er viktig i starten av møtet. Vær konkret om hva som skal gjennomgås, drøftes og hva man ønsker å løse i løpet av møtet. Du er ansvarlig for fremdriften i møtet, og må styre diskusjoner og begrense der det er nødvendig.
Underveis i møtet bør du må være en god lytter, du må gi honnør til gode forslag og sørge for at alle møtedeltakere kommer til orde. Du må ikke glemme at du har med mennesker å gjøre, og det vil skape en positiv opplevelse for møtedeltakerne å bli sett og hørt. Lytt og vær nysgjerrig selv om du ikke nødvendigvis er enig.
UNDER OG ETTER
Når møtet nærmer seg slutten, må du oppsummere, slå fast hva det er enighet om, fordele ansvar og formulere en konklusjon. Et møtereferat for å unngå at noe glemmes, kan være lurt. Det trenger ikke være et langt møtereferat (avhenger av møtet), men noen få stikkord om hva dere drøftet, og veien videre. Ikke alle møter trenger et referat, og kan selvfølgelig løses på andre måter; før inn i en felles logg, del på felles samarbeidsområde, eller andre måter.
Det er altså nok av ting du bør kunne, og nok av ting å holde styr på. Men det handler kanskje mest om å være bevisst ansvaret som møteleder, lage seg nye vaner og øvelse. Møteledelse er en muskel som må trenes. Gradvis vil du se at møtene dine blir bedre og bedre. Men hvor begynner du?
Tips fra en erfaren møteleder og kursholder
Vi tok en prat med Sidsel Storaas, som jobber som kursholder i Møteledelse her hos oss. Sidsel har over 25 års erfaring som konsulent, og jobber målrettet med å praktisere og utvikle metodikk som hjelper virksomheter med å jobbe smartere, og spare dem for unødvendige utgifter. Tid er penger, er sikkert et begrep du har hørt flere ganger. Sidsel forteller at hun har sett sin andel «dårlige» møter i løpet av karrieren sin, og det har ulike konsekvenser.
Sidsel elsker å inspirere kursdeltakere til å gjøre en forskjell, enten det gjelder kvalitet og effektivitet i møter, formidling av budskap, kommunikasjon eller endringsledelse. Vi har spurt Sidsel om noen kjappe tips for bedre møter.
Her får du hennes tre beste tips for effektiv møteledelse:
1. Ingen møter over 25 min!
Ha kontroll og følg med på tiden. Respekter de ansattes tid. Jo mindre tid som brukes til møter, jo mer tid kan brukes til forretningsgenerende aktiviteter.
Blir det for kort med 25 minutter for møtet ditt? Prøv å sette grensen ved 45 minutter. I våre kurs har vi jevnlig pauser, fordi når tiden nærmer seg 45 minutter og opp mot en time, så mister deltakerne fokus og hjernen trenger et avbrekk.
2. Ingen møter uten klart formål!
Sett et tydelig mål for møtet og sørg for at det er nådd innen den avsatte tiden er omme. Send ut agenda samt mål for møtet i god tid i forveien, slik at deltakerne kan stille godt forberedt. Hvis du tenker at “dette møtet burde egentlig ha vært en e-post», så har du sannsynligvis rett. Alle avklaringer trenger ikke et møte.
3. Ingen møter med multitasking!
Be møtets deltakere om å sette telefonen på flymodus og lukke ned skjermen på PC-en. Bedre fokus fra møtets deltakere vil høyne sjansene for et godt møte.
Om du også starter møtet med noen minutters stillhet, sørger du for at deltakerne gjør seg ferdig med det de er opptatt med i hodet og vender fokuset inn i møtet.
Vil du bli en bedre møteleder? Bli med Sidsel på dagkurs i Møteledelse i januar 2023!
Lær hvordan du gjennomfører møter strukturert og effektivt, og blir en trygg og dyktig møteleder. Kurset er nyttig og passer for alle som leder møter i ulike sammenhenger!
Møteledelse – 1 dagskurs 27. januar 2023
Se også dette kurset med Sidsel: Presentasjonsteknikk – 1 dagskurs 19. januar 2023
Andre kurs i samme kategori: Workshopledelse – 1 dagskurs 9. februar 2023