Hva er workshopledelse?
En workshop er en strukturert arbeidsøkt der to eller flere personer samarbeider om å løse en problemstilling. Eller som PRINCE2 Agile®-metoden sier: «En aktivitet med flere deltakere der deltakernes kompetanse, interaksjoner og kreativitet brukes for å oppnå et mål». I denne artikkelen viser vi til noen konkrete fordeler ved å organisere arbeid i form av en workshop, gir innblikk i hva workshopledelse innebærer og hvordan det kan gjennomføres på en bra måte!
Workshopledelse
Workshopledelse handler om hvordan du som leder av workshopen tilrettelegger for at arbeidsøkten blir så vellykket som mulig. Med vellykket menes at deltakerne går derfra med følelsen av at dette var god bruk av tid. Som workshopleder skal du fasilitere økten, noe som blant annet innebærer:
- Planlegge workshopen, sikre forankring og invitere relevante deltakere
- Skape felles problemforståelse
- Veilede gjennom utvalgte øvelser (hva, når og hvordan)
- Sørge for involvering av deltakerne
- Sikre at resultatet av workshopen tas videre
Hvorfor bruke workshop som arbeidsform?
Workshop brukes ofte fordi det er en allsidig arbeidsform som passer ulike behov. Eksempler på bruksområder er å samle teamet ditt rundt utvikling av organisasjonens merkevare eller identitet, utvikle forretningsstrategi, produkt- og tjenesteutvikling, bli kjent med det nye prosjektteamet, eller få et bedre innblikk i målgruppen din. Ofte kan en workshop være en del av et prosjekt eller en større prosess, for å kartlegge eller finne løsninger.
Her er noen fordeler ved å organisere arbeid i form av en workshop:
1) En gruppe har som regel større potensiale for å finne gode løsninger enn et individ. En godt gjennomført workshop utnytter potensialet i gruppen til å raskt identifisere, vurdere og beslutte ideer og løsninger. Hvert individ sitter på kunnskap og erfaring som samlet sett gir flere perspektiver å dra nytte av.
2) En god workshop involverer deltakerne på en måte som skaper engasjement og eierskap til prosessen. Vi mennesker er skrudd sammen slik at vi føler sterkere tilknytning til et arbeid dersom vi opplever at våre innspill blir hørt, og at vi får ta del i beslutninger. Dette bidrar også til å styrke teamfølelsen.
3) Unngår ulemper som typisk forekommer i vanlige møter, slik som lite involvering av deltakere, mye monolog fra seniorer eller andre med dominerende stemme, samt beslutningsvegring.
Hvordan strukturerer du workshopen?
En workshop kan deles opp i tre faser: planlegging, gjennomføring og avslutning.
1. Planlegging av workshopen
Hva er workshopens formål og hvilket behov skal vi forsøke å løse? Avklar workshopens rammer og eventuelle føringer. Deltakelse bør være godt begrunnet, for eksempel at personen besitter relevant kompetanse, beslutningsmyndighet, deltar i forbindelse med onboarding, eller at deltakelse bidrar til teambygging.
Vurder å ta en forventningsavklaring i forkant, for eksempel på mail, Teams eller via Microsoft forms. Hvilke forventninger har deltakerne til workshopen? Dette er verdifull informasjon for workshoplederen å ha med seg inn i økten, blant annet for å kunne forventningsstyre prosessen.
Når og hvor skal den gjennomføres? Holdes workshopen fysisk og/eller digitalt? Hvis digitalt bør man vurdere å avklare at deltakerne er komfortable med de digitale verktøyene som skal brukes, slik at det ikke kastes bort tid på tekniske utfordringer. Det kan være så enkelt som å sende ut lenke til samhandlingstavlen i forkant slik at alle kan gå inn og lage en post-it-lapp med navnet sitt på. Så langt det lar seg gjøre anbefaler vi å gjennomføre enten fysisk eller digitalt.
2. Gjennomføring
Introduser deltakerne og etabler kjøreregler for økten. Gjennomgå agenda og tidsplan. Vær tydelig på hvorfor workshopen finner sted (behovet) og hva man ønsker å oppnå.
Gjennomfør planlagte øvelser og teknikker. Hvilke som brukes avhenger av blant annet type workshop, hva man ønsker å oppnå og sammensetningen av deltakere. Øvelser vi har god erfaring med er:
- Icebreaker
- Learning café
- Dot voting (prikkstemme)
- Effekt/realiserbarhet-matrise
3. Avslutning
Oppsummer utfallet og se hen til workshopens utgangspunkt, nemlig bakenforliggende behov og målsetning. Har vi oppnådd det vi ønsket? Er behovet tilfredsstilt?
Evaluer workshopen ved å la deltakerne gi sin mening om måloppnåelse, bruk av teknikker/øvelser, tidsbruk, verktøy, dynamikk og stemning. Stak ut veien videre ved å identifisere oppfølgingsaksjoner, frister og hvem som har ansvar for hva. Sett en dato for neste workshop, hvis aktuelt.
Vi har god erfaring med å bruke noe tid mot slutten av workshopen på å identifisere potensielle hindringer for videre prosess, samt hvordan overkomme disse. Hindringer kan for eksempel være intern forankring, travle kalendre eller mangel på programvare. Ved å ta tak i hindringer og løsninger allerede i workshopen øker vi sjansen for at prosessen skrider frem.
Kan workshop være nyttig for dere?
I Holte Academy har vi lang erfaring med planlegging og gjennomføring av workshops i samarbeid med våre kunder. Vi tilbyr også kurs i workshopledelse.
Bli med på dagskurs i Workshopledelse 9. februar 2023
PRINCE2 Agile® is a registered trade mark of AXELOS Limited, used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved. The Swirl logo™ is a trade mark of AXELOS Limited, used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved.