Fra risiko til kontroll: Derfor må du prioritere usikkerhetsstyring i prosjektet

Vil du lykkes med prosjektet? Start med å forstå usikkerheten. Usikkerhetsstyring handler ikke om å frykte det uforutsette, men om å være forberedt på ulike scenarier. De beste prosjektene er ikke de uten risiko, men de som håndterer den best.

Risiko er ikke problemet – dårlig forberedelse er 

Mange prosjekter starter med en optimistisk tilnærming der man antar at ting vil gå etter planen. Men erfarne prosjektledere vet at forutsetningene alltid endrer seg. Leveranser kan bli forsinket, budsjetter kan bli strammere, og tekniske utfordringer kan dukke opp når man minst venter det. Vi trenger derfor fleksibilitet til å tilpasse oss endrede omgivelser. Jo bedre vi forbereder oss på utfallsrommet, desto bedre er sjansene for å styre prosjektet i riktig retning.

-Å ignorere usikkerhet er som å ikke kjenne til fjellvettreglene, forklarer Julian Mæhlen, kursholder i Usikkerhetsstyring.

Kontroll gir bedre beslutninger 

En av de største fordelene med usikkerhetsstyring er at det gir et mer solid beslutningsgrunnlag. Mange valg i prosjekter må nødvendigvis bli tatt basert delvis på gjetninger eller antakelser, men når risikoer er kartlagt og analysert, blir det enklere å ta høyde for usikkerhet. Det kan gjelde:

• Ressursallokering – Hva gjør vi hvis tilgjengelighet på ressurser endres? 

• Risikoavsetning – Hva gjør vi hvis prosjektet blir dyrere enn vi trodde? 

• Slakk i fremdriftsplan – Hva skjer med planen vår hvis én aktivitet blir forsinket? 

Dårlig beslutningstaking er ofte roten til mislykkede prosjekter. Når et team må handle i panikk fordi en risiko har materialisert seg uten at det fantes en plan, blir feilmarginene større. Ved å være i forkant og ha en strategi for hvordan ulike scenarioer skal håndteres, kan prosjektlederen ta grep før situasjonen eskalerer, eller utnytte og forsterke muligheter med lav reaksjonstid. Det handler ikke om å fjerne all usikkerhet – det er umulig – men om å sørge for at man ikke blir overrasket av den. 

Bedre budsjetter og mer realistiske tidsplaner 

En av de vanligste fallgruvene i prosjektledelse er feilestimater. Ofte budsjetteres det ut fra en ideell virkelighet, der alt går som planlagt. Men når ting tar lengre tid eller koster mer enn forventet, kommer budsjettsprekkene. Mange prosjekter går på store smeller fordi de ikke har tatt høyde for usikkerhet i sine kalkyler. 

Kvantitativ usikkerhetsanalyse er en metode der prosjektkostnad estimeres som en stokastisk variabel, altså et utfallsrom, fremfor en bestemt verdi.   

Vi kan ikke spå fremtiden – like lite som vi kan fastslå nøyaktig hva prosjektkostnaden vil bli. Vi kan derimot anslå sannsynligheten for at prosjektkostnaden vil være under en gitt verdi. Beslutningstakere kan dermed ta en opplyst beslutning om risikovillighet, og eventuelt fastsette en risikoavsetning.  

Tilsvarende er det for fremdriftsplaner, der risikoavsetningen i realiteten vil være slakk i en fremdriftsplan. Å sette av tid mellom kritiske aktiviteter gir en fleksibilitet i fremdriftsplanen til å kunne håndtere usikkerhet. Det handler ikke om å legge inn overdrevne buffere, men om å erkjenne at det alltid vil være variabler man ikke kontrollerer fullt ut. Når man har en bevisst tilnærming til hvordan uforutsette hendelser kan påvirke fremdriften, blir det enklere å justere underveis uten at prosjektet faller fra hverandre. 

Fra reaktiv til proaktiv håndtering av risiko 

Mange prosjektledere bruker altfor mye tid på å håndtere kriser i stedet for å forebygge dem. Når en risiko først har materialisert seg, krever det ofte mer tid, penger og ressurser å rette opp i situasjonen enn det ville gjort å håndtere den på forhånd. Det er forskjellen mellom å fikse en liten lekkasje tidlig eller å vente til skaden har ført til en full oversvømmelse.  

Tiltak kan i store trekk kategoriseres i to ulike typer:  

• Forebyggende tiltak – reduserer sannsynligheten for en uforutsett hendelse 

• Skadereduserende tiltak – reduserer konsekvensen av en uforutsett hendelse 

En proaktiv tilnærming til usikkerhetsstyring betyr at man ikke bare ser på hva som kan gå galt, men også hvilke tiltak som kan redusere sannsynligheten for at det skjer. Det kan innebære å sikre alternative leverandører, bygge inn fleksibilitet i tidsplanen eller jobbe tettere med interessenter for å unngå misforståelser og feilvurderinger.  

Å kommunisere usikkerhet bygger tillit hos interessenter og kunder 

Usikkerhet påvirker ikke bare prosjektteamet, men også kundene, ledelsen og andre interessenter. Når et prosjekt virker uforutsigbart og ute av kontroll, svekkes tilliten til de som styrer det. Investorer ønsker ikke å sette penger i prosjekter som fremstår ustrukturerte, og kunder vil vite at leveransene kommer som avtalt. Å kommunisere hva som er usikkert i et prosjekt utviser derfor styrke – ikke svakhet – i prosjektteamet.  

Ved å jobbe systematisk med usikkerhetsstyring kan man vise at prosjektet er i trygge hender. Når man kan dokumentere hvilke risikoer som er identifisert, hvordan de blir håndtert og hvilke tiltak som er på plass, skaper det trygghet hos alle involverte. Det handler ikke om å love at alt går knirkefritt, men om å vise at det finnes en plan for hvordan utfordringer skal møtes. 

Det er også viktig å klare å kommunisere hvordan usikkerhet endrer seg ved implementering av tiltak. Tiltak er sjeldent gratis, og kan kreve mye av organisasjonen. Ved å illustrere hvordan usikkerhetsbildet endrer seg med tiltak, kan beslutningstakere få et aktivt forhold til utviklingen av usikkerheten i prosjektet.  

Hvordan integrere usikkerhetsstyring i prosjektarbeidet? 

Det holder ikke å gjøre en risikoanalyse én gang i oppstarten av prosjektet og tro at jobben er gjort. Usikkerhetsstyring må være en del av den løpende prosjektstyringen. Det starter med en grundig kartlegging av mulige risikoer, men arbeidet stopper ikke der. Man må følge opp, vurdere nye trusler og muligheter underveis, og sørge for at tiltakene som er satt inn faktisk fungerer. 

Et av de viktigste grepene en prosjektleder kan ta, er å skape en kultur der det er naturlig å snakke om risiko og usikkerhet. Når teamet er bevisst på hva som kan påvirke prosjektet, blir det også lettere å justere og tilpasse seg endringer. Mange tror at usikkerhetsstyring er en rent teknisk øvelse, men i realiteten handler det mye om kommunikasjon og samhandling. 

Er prosjektet ditt rustet for det uforutsette? 

De beste prosjektene er ikke nødvendigvis de som har færrest risikoer, men de som håndterer dem på en god måte. Ved å prioritere usikkerhetsstyring skaper du et mer robust prosjekt, styrker tilliten fra interessenter og øker sjansen for å lykkes. 

Neste gang du setter i gang et prosjekt, still deg selv spørsmålet: Er vi forberedt på det vi ikke kan forutse? Hvis svaret er nei, er det på tide å ta usikkerhetsstyring på alvor. 

 

Ønsker du å lære mer om Usikkerhetsstyring i prosjekter?

For deg som vil lære på egenhånd anbefaler vi  e-læringskurset Usikkerhetsstyring

Lyst å bli med på klasseromskurs? Vi anbefaler dagskurset Usikkerhetsstyring i prosjekter