Slik sikrer du læring i prosjekter

Læring i prosjekter er en investering for virksomhetens fremtid. Likevel går mye av læringen som skjer i prosjekter tapt ved prosjektets slutt. Hvorfor?

Beste praksis prosjektmetoder som PRINCE2® forteller oss hvor viktig det er å opprette en læringslogg så snart prosjektet er igangsatt. Loggen skal oppdateres jevnlig og danne grunnlag for en utfyllende lessons-learned rapport som skrives i avslutningsfasen. På den måten skal læringen fanges opp underveis i prosjektet og motvirke hukommelsestap mens prosjektet blir til. Tanken er god, men den bygger på antakelsen om at all kunnskap kan kodifiseres og skrives ned. Ulempen med læringsrapporter er også at rapportens innhold bestemmes av forfatteren. Det er derfor ikke gitt at utvalget stemmer overens med hva potensielle brukere ville vurdere som nyttig.

Årsaker til tapt læring

Årsakene til tapt læring kan være:

• Mangel på en bevisst tilnærming til læring
• Det mangler en infrastruktur for kunnskapsutvikling og -deling
• Det er uklart hva som vurderes som verdifull læring i eget prosjekt / egen virksomhet
• Prosjektteamet tar seg ikke tid til refleksjon
• Læring anses som ivaretatt ved å skrive en lessons-learned rapport når prosjektet avsluttes

Prosjektbasert læring er mer enn det å skrive «Lessons learned»

Prosjektarbeid bygger både på taus og eksplisitt kunnskap, og den mest verdifulle læringen skjer når begge deler er ivaretatt. Eksplisitt kunnskap er den kunnskapen vi kan sette ord på. Den kan lett overføres mellom aktører, for eksempel gjennom en rapport á la «Lessons learned».
Den tause kunnskapen derimot kan ikke direkte formidles gjennom tall og språk. Det er kunnskap vi ofte tar for gitt fordi den er så dypt forankret i våre erfaringer, rutiner og måten vi bruker kroppen vår på for å løse en oppgave.

Ett vanlig eksempel for å synliggjøre forskjellen mellom taus og eksplisitt kunnskap er det å kjøre bil. Kan du som erfaren sjåfør skrive nøyaktig ned hva du gjør når du kjører bil? Eller mer detaljert; kan du forklare i en instruksjonsrapport hvordan du lukeparkerer en bil med tilhenger?

Tror du at en nybegynner vil kunne kjøre bil akkurat som deg basert på dine notater? Nei? Nettopp!

Det å overføre taus kunnskap krever personlig kontakt mellom mennesker og mulighet for å observere, imitere, reflektere og diskutere. I dette ligger potensialet for utvikling og vekst både for individet, prosjektet og virksomheten.

Personlige møter og historiefortelling som verktøy for deling av taus kunnskap

Prosjektmodeller med tilknyttede maler og dokumenter gir god støtte når det gjelder å fange opp den eksplisitte kunnskapen, og kan benyttes til å skape en forståelse av hva som har skjedd i prosjektet. Men loggen er lite nyttig for å samle taus kunnskap.

For å samle taus kunnskap er personlige møter mellom mennesker avgjørende. Det er i diskusjonen, observasjonen, treningen og imitasjonen at læringen skjer. Et konkret verktøy som er nyttig for å fange opp og dele kunnskap som utvikles underveis i prosjektet er historiefortelling. Historier belyser læring i konkrete sammenhenger og skaper følelser og mentale bilder hos tilhøreren. I moderne språkdrakt kalles det gjerne casejobbing. Gjennom casebeskrivelser eller historier kan vi, til en viss grad, gjøre taus kunnskap til eksplisitt kunnskap som er enkel å spre i virksomheten.

Sett læring og kontinuerlig forbedring på kartet i dine prosjekter

Så hvilke grep må du som prosjektleder eller virksomhetsleder ta for å lykkes med dette? Utfordringen er ofte at læringen skjer ubevisst. For å skape en bevissthet rundt læring og kontinuerlig forbedring bør hvert prosjekt definere fokusområder for læring. Dette kan gjøres både ved oppstart av prosjektet og underveis. Spørsmål det er naturlig å ta stilling til er som følger:

• Hva er det vi ønsker å lære i dette prosjektet?
• Hva skal vi se etter og reflektere over?
• Hvordan skal vi fange opp læringen og dele den internt i prosjektet og resten av organisasjonen?

Den største utfordringen vil være å sette av tilstrekkelig med tid, da de fleste prosjekter generelt sliter med korte tidsfrister. Men med faste møtepunkter i forbindelse med faseoverganger går det an å sette læring i fokus. Læringsperspektivet må da kobles opp mot definerte verktøy á la historiefortelling som bidrar til å spre kunnskapen videre i prosjektet og organisasjonen. Viktigst av alt er at kunnskapsutviklingen og kunnskapsdeling anses som faste bestanddeler i prosjektgjennomføringen og at alle prosjektdeltakere har ansvar for at det kan skje.

Læring i prosjekter er en investering i virksomhetens fremtid

Vi anbefaler at den prosjektbaserte læringen fokuserer på følgende fire kunnskapsområder som behandler ulike perspektiver i prosjektet:

• Produktkunnskap: Det vi skal levere
• Prosesskunnskap: Måten vi løser oppgaven på
• Sosialkunnskap: Hvordan samarbeider og involverer vi nøkkelpersoner?
• Strategisk kunnskap: Hvorfor gjør vi dette?

Virksomheter som ser på læring i og av prosjekter som fundament for nyskapning og innovasjon har skjønt at det lønner seg å verdsette den ekstra innsatsen som en investering i virksomhetens fremtid.

Et bevisst forhold og plan for læring bør inngå i virksomhetens strategiske planer

Små og mellomstore virksomheter er vel så sårbare for tap av kompetanse og mangel på utvikling som større virksomheter.

Vi kan bistå din virksomhet med både kartlegging, utvikling og gjennomføring av smarte tiltak
Vi bidrar til bevisstgjøring samt etablerer et regime for å takle behov for endringer. Vi bruker oppdaterte verktøy og metodikk innenfor strategisk kompetansekartlegging.

Les også: Hva gjør en god prosjektleder?