5 tips til deg som er ny som prosjekteier

God prosjekteierstyring er like viktig som god prosjektledelse for å sikre prosjektsuksess. Prosjekteierstyring handler primært om å sikre at virksomheten når sine mål ved å gjennomføre de riktige prosjektene på riktig måte.

Tidligere arrangerte vi i Holte Academy et fagnettverk innen eierstyring. Dyktige og engasjerte deltakere fra ulike virksomheter utvekslet erfaringer og tips innen eierstyring.  I denne artikkelen har vi hentet inspirasjon fra samtaler med prosjekteiere fra blant annet Politidirektoratet, Direktoratet for E-helse og Avinor. Her gjengir vi deres 5 konkrete tips til deg som er ny i prosjekteierrollen.

Tips 1: Start med å kartlegge hvordan prosjekteierrollen utføres i din virksomhet

Å få innsikt i rollens ansvar og forventninger, til deg som skal tre inn i prosjekteierrollen, kan være et godt sted å starte når du er fersk. Husk at rollen i hovedsak dreier seg om å koble prosjekter sammen med linjen. Det høres enkelt ut. Men når du vet at prosjekter er det samme som endring forstår du at prosjekteieren har en sentral rolle i endringsledelses-arbeidet og gevinstrealiseringsarbeidet. Videre kan erfarne og modne prosjekteiere være sentrale bidragsytere i vurdering og utvikling av porteføljen av prosjekter som virksomheten skal håndtere.

Tips 2: Skaff deg oversikt over beste praksis i form av kurs og /eller mentor

• Prosjekteiere er stort sett travle folk. Ta deg likevel tid til å gå på kurs for å lære beste praksis. Hvis du tar ansvar for din egen kompetanseutvikling er du med å videreutvikle både din egen rolle i virksomheten og samtidig hele organisasjonen hvor du jobber.
• Ved siden av opplæring anbefaler erfarne prosjekteiere at du skaffer deg en mentor. Mentoren kan gjerne være ansatt samme sted som deg, eller komme fra en annen virksomhet. Det viktigste kravet til mentoren sett fra ditt perspektiv, er at vedkommende behersker både prosjekt og styringsperspektivet. Når dere begge ser koblingen mellom disse kan dere sammen få noen fruktbare samtaler.

Tips 3: Etabler nettverk

Ta del i nettverk for deling og bygging av kompetanse og erfaring. I større virksomheter finnes det interne kompetansemiljøer som gjerne danner nettverk. Der kan dere søke råd hos hverandre. I noen fagorganisasjoner finnes det også egne nettverk.

Tips 4: Sørg for å skrive gode prosjektbeskrivelser / prosjektmandat

Alle som har drevet med prosjekter vet at forarbeidet er avgjørende for suksess. Du gjør deg selv en tjeneste om du bruker nok tid i oppstartsfasen og skriver en god prosjektbegrunnelse og prosjektmandat. Prosjektmandatet skal ifølge beste praksis og teorien skrives av prosjekteier. I virkeligheten er det som regel mer et samarbeid mellom prosjekteier og prosjektleder. Det tror vi er bra.

Å etablere en felles oppstartsarena slik at prosjektleder får etablert sin forståelse for en vellykket prosjektgjennomføring er viktig. Samtidig bidrar flere hoder til at prosjektet er gjennomtenkt og belyst fra ulike sider. Jo bedre rammer som gis for prosjektet, jo større er potensialet for et godt prosjektresultat, og prosjektbeskrivelsen / prosjektmandatet utgjør fundamentet for dette.

Tips 5: Bygg god relasjon med prosjektlederne dine

God relasjon mellom prosjektleder og prosjekteier er avgjørende for prosjektsuksess. Som prosjekteier må du investere tid og spille prosjektlederen din god. Lykkes du med dette, styrkes relasjonen mellom dere og gir et godt grunnlag for god kommunikasjon gjennom prosjektet. Videre bør dere tidlig gjøre en rolleavklaring for å slippe misforståelser og unngår at dere «tråkke hverandre på tærne». Eksempelvis skal prosjektleder være ansvarlig for alle resultatmål. Prosjekteier skal være ansvarlig for alle effektmål. Anbefalt rollefordeling inspirert av PRINCE2®-standarden er slik:

PROSJEKTLEDER

• Drive alle nødvendige prosesser i prosjektet planleggings- og gjennomføringsfase.
• Koordinere ressurser og sørge for riktig ressursallokering.
• Lede og koordinere tidsplaner, samt rapportere status.
• Bygge en plattform for enkel kommunikasjon som skaper klare kommunikasjonslinjer.
• Hovedansvarlig for å etablere og utvikle teamet.
• Bistår i beslutningsprosesser når større kritiske prosjektbeslutninger skal tas.
• Hovedansvarlig for prosjektets usikkerhetsstyring og kvalitetssikring.
• Kommunisere regelmessig med viktige interessenter av prosjektet.

PROSJEKTEIER

• Finansiere prosjektet, enten i form av penger eller tilstrekkelige ressurser.
• Lede prosjektet gjennom utvelgelsesfasen inntil det er formelt godkjent og autorisert.
• Være en viktig bidragsyter i utviklingen av styringsdokumenter og prosjektmandat
• Være hoved ambassadør for prosjektet. Dette inkluderer å fremstå som talsperson til ulike ledergrupper for å forankre og skape engasjement gjennom hele organisasjonen.
• Markedsføre gevinstene som prosjektet vil bringe.
• Skal være tilgjengelig for spørsmål og avklaringer med prosjektet for å sikre det suksess!

Ønsker du å lære mer om og utvikle deg i rollen som prosjekteier? 

Vi tilbyr bedriftsinterne kurs i prosjekteierstyring/prosjekteierrollen