Slik unngår du å sette i gang dårlige prosjekter
Med god porteføljestyring får dere bedre oversikt over investeringer i endring og ønskede effekter og gevinster. Porteføljestyring er en modell som brukes til kontinuerlig prioritering mellom og oppfølging av ulike endringsinitiativer som pågår i virksomheten til enhver tid. Brukt riktig hjelper det dere med å velge de riktige prosjektene, holde oversikten, bruke ressursene mer effektivt og ta lærdom av tidligere erfaringer.
Vår erfaring er at det kan være lettere sagt enn gjort å holde full oversikt over bedriftens prosjekter. Dere husker kanskje det prosjektet for to år siden som feilet? Fant dere egentlig ut hvorfor det feilet? Og er det noen som fortsatt husker hva dere fant ut? Var det mangel på gevinster? For ikke å snakke om det siste prosjektet – det var jo en stor suksess, men vet dere hva som gjorde at det gikk så bra?
Start med å få kontroll på begrepene
Søker du etter en definisjon på porteføljestyring, finner du for eksempel:
«Porteføljestyring dreier seg om å identifisere, prioritere og iverksette virksomhetens prosjekter og programmer, samt følge opp leveransene».
Hva betyr det egentlig? Det kan være lurt å begynne med å få oversikt over hva begrepene betyr:
- Portefølje: Med portefølje mener vi her alle endringsinitiativer som planlegges, gjennomføres og innføres i virksomheten.
- Endringsinitiativ: Endringsinitiativer er alle prosjekter og programmer som utføres av en organisasjon, flere organisasjoner eller deler av en organisasjon i den hensikt å oppnå strategiske mål. I denne sammenhengen er det altså prosjektporteføljer vi snakker om.
- Porteføljestyring: Porteføljestyring handler om å styre porteføljens sammensetning, kostnad, fremdrift, usikkerhet og måloppnåelse ved å prioritere endringsinitiativene og velge hvilke som er verdt å bruke ressurser på. Porteføljestyring handler om å sikre at vi gjør de riktige tingene samtidig som at de gjøres riktig.
God porteføljestyring gir effekten du ønsker
Alle virksomheter ønsker å drive bærekraftig og nå sine mål, og da er porteføljestyring et effektivt virkemiddel. Dere opplever kanskje at prosjektene blir stadig flere og stadig mer komplekse. Noen tiltak som blir foreslått handler om å henge seg på en trend for å tilpasse seg et samfunn i stadig utvikling. Det er lett å la seg overbevise om at man «burde» iverksette noe, men det er ikke alltid prosjektet gir den effekten man så for seg.
God porteføljestyring bidrar til god eierstyring ved å:
- holde oversikten over endringsinitiativer i virksomheten
Dere må ha oversikten over potensielle prosjekter, pågående prosjekter og avsluttede prosjekter – ikke bare over hva som ble gjort, men også hvordan og hvorfor, og hvordan resultatet ble. - velge de riktige prosjektene å satse på
Det er avgjørende at potensielle prosjekter vurderes nøye før de overhodet settes i gang. Den gode oversikten dere har skaffet dere, hjelper dere med å identifisere de prosjektene som er mest i tråd med virksomhetens strategi, og som har potensiale til å gi de ønskede gevinstene. - redusere usikkerhet
Oversikten over og status for prosjektene må fortløpende rapporteres til ledelsen, slik at de får vite hvilke prosjekter som vil kreve ekstra eller justert innsats for å lykkes. Med kontinuerlig oppfølging og rapportering unngår dere overraskelser og øker sjansen for å realisere forventet gevinst. - finne en god balanse mellom prosjekter og vanlig drift
Virksomheten må til enhver tid utvikle og forbedre seg for å møte stadig nye forventninger og krav. Men ikke alle endringer er viktige og riktige, og driften skal gå sin gang. Tenk nøye igjennom hvilke endringsinitiativer dere velger å iverksette. De skal ikke bare være i tråd med virksomhetens strategi; det er også viktig at dere har dannet dere et bilde av hvordan de vil påvirke den daglige driften i organisasjonen. - bruke ressursene mest mulig effektivt
Tydelig prioritering av prosjektene hjelper dere i neste omgang med å prioritere ressursene bedre. Hvis to prosjekter krever noen av de samme ressursene, bør dere vurdere om det kanskje er mer effektivt å utføre prosjektene etter hverandre enn samtidig. En slik vurdering kan også rettmessig føre til at det ene prosjektet bortfaller.
Dårlig porteføljestyring koster
God porteføljestyring skal sikre riktig prioritering av virksomhetens investeringer. En avgjørende suksessfaktor vil være om dere klarer å velge ut og konsentrere dere om de prosjektene som bidrar til å nå virksomhetens strategiske mål. Dårlig eller manglende porteføljestyring kan få svært uheldige konsekvenser. Hvis virksomheten mangler strategiske kriterier for å velge prosjekter, kan det bety at utvelgelsen i stor grad blir basert på følelser. Dette gjør det vanskeligere å droppe dårlige prosjekter. Eller kanskje noen klarer å banke inn sin prosjektidé hos ledelsen rett og slett ved å være en veldig god selger?
Velger dere prosjekter ut fra feil kriterier, risikerer dere å iverksette og gjennomføre prosjekter som ikke bidrar til verdiskapning for virksomheten. Utvelgelse av prosjekter bør baseres på gevinstpotensiale, investeringsbehov og virksomhetenes kapasitet til å utnytte endringene.
Opprett en støttefunksjon
En viktig forutsetning for å lykkes med porteføljestyring er å ha et porteføljekontor som både administrerer og holder oversikt over alle organisasjonens endringsinitiativer. I tillegg er porteføljekontoret en rådgivende funksjon til virksomhetsledelsen som sørger for å sammenstille all relevant informasjon slik at beslutningstakerne alltid kan ta de riktige investeringsavgjørelsene. Funksjonen bør være selvstendig og rapportere direkte til ledelsen.
Porteføljekontorets ansvar er blant annet å:
- utvikle en felles tilnærming til eierstyring med konsekvent terminologi og en egen metodikk for hvordan bedriften håndterer endringsinitiativer, og sørge for at alle ansatte får opplæring i dette før de skal jobbe med prosjektene
- kvalitetssikre alle endringsinitiativer, sørge for at prosjektene velges og utføres i tråd med virksomhetens målsettinger, og fungere som prosjektsikring for alle endringsinitiativer
- være virksomhetens hukommelse og sikre at erfaringer fra tidligere prosjekter blir tatt hensyn til
- vurdere alle prosjekter nøye før, under og etter utføring – har de gjort en forskjell?
Lær av erfaring
Skal man oppnå forbedring, uansett på hvilket område, er det viktig å lære av sine feil. Noen ganger trenger man ikke engang å gjøre dem selv. Det beste er jo å lære av andres feil, i stedet for å gjøre samme tabbe som allerede har blitt gjort. Skal dere kunne lære av tidligere erfaringer, må dere ha oversikt over hva som faktisk er gjort før. Det er her porteføljekontoret kommer inn i bildet. Der ligger som nevnt virksomhetens «hukommelse», med oversikt over tidligere prosjekter og erfaringer, både deres egne og gjerne andres: Har vi tidligere hatt prosjekter eller oppgaver som ligner på dette? Eller har en annen virksomhet prøvd det? Dette vil porteføljekontoret kunne svare på, og dermed komme med gode anbefalinger.
Ifølge den seneste benchmark-undersøkelsen fra Axelos PPM er det bare én av fire virksomheter som svarer at de alltid evaluerer prosjektene i etterkant for å identifisere lærdom de kan ta med videre. Her har altså tre av fire mye å vinne på å skaffe seg bedre oversikt over erfaringene de har gjort, og bruke denne kunnskapen til bedre fremdrift og resultater i fremtidige prosjekter.
Planlegg – følg opp – evaluer – start forfra
Dere blir aldri ferdig med porteføljestyring; det er et kontinuerlig og syklisk arbeid. Litt forenklet kan vi sette det opp slik:
- Bruk erfaringshistorikk og potensial for gevinstrealisering til å vurdere hvilke prosjekter dere skal sette i gang.
- Når et prosjekt er i gang: Følg opp tett for å sikre at prosjektet tar den retningen dere har tenkt, og at det ikke har dukket opp nye faktorer som gjør det vanskeligere å nå målsettingen. Sikre at mottakere i linjen er i stand til å omsette de endringene som kommer inn i produksjon.
- Når prosjektet er avsluttet: Evaluer både prosessen og resultatet, og vurder hvilke erfaringer som kan være nyttige å ta med videre.
- Start fra toppen igjen.
For hver gang dere skal sette i gang nye prosjekter, har dere mer erfaring enn forrige gang. Det vil si at dere har et enda bedre beslutningsgrunnlag og enda mindre grunn til å gjøre feilvurderinger.
Oversikt og oppfølging er alfa og omega når det gjelder porteføljestyring! Bruker dere det riktig, ligger dere godt an til å oppnå resultatene dere ønsker.
Vil du lære mer?
Sertiseringskurs i Porteføljesstyring- MoP (Managment of Portfolios)
Les også disse artiklene: