Derfor er Microsoft Teams utmerket som prosjektverktøy 

Hva om prosjektarbeidet kunne gjøres både enklere og mer effektivt? En viktig faktor er å ha all informasjon på ett sted, og ikke i mange systemer. Teams kan bli en hub i din prosjekthverdag, hvor ditt team har diskusjoner, møter, jobber på dokumenter, gir raske statuser på sine oppgaver og finner viktig informasjon. Grip mulighetene i Teams!

Holte Academy har lansert et etterspurt kurs, nemlig hvordan du kan bruke Microsoft Teams som prosjektstyringsverktøy. Vår  dyktige samarbeidspartner Frend Digital har hjulpet mange bedrifter med å bruke Microsoft Teams smartere og mer effektivt, og deler av sin kunnskap på vårt digitale halvdagskurs. Les mer om kurset her

Så mye mer enn videomøter 

Kursholder Magnus Mysen Holm mener mange ikke vet hvilke muligheter for prosjektstyring som ligger i Teams og hvor enkelt det kan tas i bruk. 

– Vi opplever at mange bedrifter nå bruker Teams til chat og videomøter, og er blitt gode på det. Men dette er jo bare en tiendedel av det Teams kan brukes til. Her ligger det et enormt stort potensial for mange organisasjoner, som med noen enkle grep kan ta i bruk Teams som prosjektverktøy og bli mye bedre på digital samhandling.  

Et system du allerede bruker 

Det fins en rekke prosjektverktøy på markedet, og det er lett å bli usikker på hva som passer best til ditt prosjekt og din organisasjon.  

-Et prosjektverktøy skal først og fremst gjøre prosjekthverdagen enklere og mer effektiv for alle i prosjektet. Vi mener at Teams dekker behovene veldig mange prosjekter har for dokumenthåndtering, intern kommunikasjon i teamet, oppgaveoppfølging, samt å gi alle i prosjektet en god oversikt over status og hva som skjer.

Det beste argumentet for å bruke Microsoft Teams som prosjektstyringsverktøy er at så mange allerede har tilgang til Teams og har tatt det i bruk i arbeidshverdagen, mener Magnus.

-Ved å ta i bruk en større del av funksjonaliteten i et system du allerede bruker, unngår du å måtte gå til innkjøp av et annet system og du unngår overlappende systemer med lik funksjonalitet. Jeg anbefaler alle som bruker Teams i dag, til å lære seg hvilke muligheter som fins og hvilken nytte det kan gi, for du vil sannsynligvis bli overrasket.  

Alt på ett sted  

En av styrkene til Teams, er nemlig at du kan vise informasjon hentet fra andre systemer, slik at den blir lett tilgjengelig for hele teamet. Du kan for eksempel synliggjøre informasjon fra økonomi- eller CRM-systemet i Teams, eller du kan vise innhold fra andre prosjektverktøy dere bruker, som Trello, Wrike eller Confluence.  

-Visste du at Teams har også en innebygd integrasjon med Microsoft Project, som gjør at du enkelt kan synliggjøre og oppdatere Gant-diagrammet fra Teams? Og med noen enkle klikk kan du tilgjengeliggjøre prosjektstatus, risikomatrise eller endringslogg, som sparer dere tid på statusoppdatering.  

Dette gjør Teams til et glimrende prosjektverktøy, fordi du kan samle informasjonen fra flere systemer på en plass.

Det handler om å ha all informasjon på ett sted, og ikke i mange systemer. Teams kan bli en hub i din prosjekthverdag, hvor ditt team har diskusjoner, møter, jobber på dokumenter, gir raske statuser på sine oppgaver og finner viktig info.  

Behov for struktur 

Bruken av Microsoft Teams har økt voldsomt siden mars i år, da hjemmekontor plutselig ble hverdagen for veldig mange. Da ble det et akutt behov for å kunne samarbeid digitalt med kollegaer, kunder og leverandører og de fleste fikk frie tøyler og få føringer for hvordan Teams skulle brukes på best mulig måte. Flere måneder senere, opplever mange at den brå overgangen til en digital hverdag også har skapte en del kaos.  

-Kanskje kjenner du deg igjen; det har blitt for mange kanaler, teams, samtaletråder, chatter, dokumenter og mapper helt uten struktur? Resultatet er at du ikke vet hvor du finner riktig informasjon, som rett og slett er kontraproduktivt og virker mot sin hensikt.  

-Med enkle grep kan du bygge en struktur i Teams som gir enkel oversikt og samler den relevante informasjon på riktig plass. Først da vil du oppleve å kunne høste gevinster av å jobbe effektivt og godt digitalt.  

Gevinster  

Magnus har hjulpet mange bedrifter og organisasjoner med å ta i bruk Teams som prosjektverktøy og sett hvilke gevinster det kan gi.  

-Effekten av å samle informasjon på ett sted ser vi gang etter gang. Vi opplever at avklaringer skjer raskere via chat enn over epost, samskriving på dokumenter reduserer tiden som før gikk med på å vente på andre og dere sparer tid på statusoppdatering når relevant informasjon er tilgjengelig for alle.  

 -Mange deltakere på våre kurs opplever det som en øyeåpner når de ser hvilken nytte Teams kan gi som prosjektverktøy.  

Har du lyst til å lære mer om mulighetene i Teams? 

Bli med på vårt halvdagskurs «Prosjektstyring i Microsoft Teams»