Hva er Kanban og hvordan fungerer det?

Har du noen gang følt at arbeidsoppgavene dine hoper seg opp uten at du har full oversikt? Eller kanskje teamet ditt sliter med å prioritere oppgavene effektivt? Da kan Kanban være løsningen for deg. I denne artikkelen forklarer vi hva Kanban er, hvordan det fungerer, og hvorfor det kan være et uvurderlig verktøy både for deg og teamet ditt.  

Hva er Kanban? 

Kanban er et visuelt styringssystem som brukes for å optimalisere arbeidsflyt og øke produktiviteten. Navnet «Kanban» stammer fra japansk og betyr «skilt» eller «tavle». Systemet ble opprinnelig utviklet av Toyota på 1940-tallet som en del av deres produksjonsprosess, men har siden blitt adoptert av mange andre industrier, inkludert programvareutvikling, markedsføring og helsetjenester. 

Bakgrunn 

Kanban ble utviklet av Taiichi Ohno, en ingeniør hos Toyota, som et middel for å forbedre produksjonseffektiviteten. Ohno observerte hvordan supermarkeder styrte sine varebeholdninger og overførte disse prinsippene til produksjonsprosessen hos Toyota. Resultatet var en betydelig økning i effektivitet og en reduksjon i sløsing.

Hvem bruker Kanban?

Kanban er en arbeidsmetodikk som har fått et svært bredt anvendelsesområde i samfunnet vårt. Vi ser Kanban i bruk i helsesektoren (prioritering av – og flyt i – arbeidsoppgaver), i undervisning, i produktutvikling, i ledergrupper, i salgsteam, i rekruttering og onboarding, i applikasjonsutvikling og i prosjektgjennomføring, for å nevne noen områder. Felles for alle er at de med Kanban synliggjør hvordan de prioriterer og er med på å sikre effektiv flyt i leveransene. 

Hvordan fungerer Kanban? 

Kanban Board

Kjernen i Kanban er Kanban Board, en visuell tavle som brukes for å synliggjøre arbeidsflyten. Et typisk Kanban Board består av kolonner for forskjellige stadier i arbeidsprosessen, for eksempel «To Do» (Oppgaver/ Aktiviteter) , «In Progess» (Under arbeid), og «Done» (Fullført). Hver oppgave eller arbeidsenhet representeres av et kort (digitalt eller fysisk), som flyttes fra kolonne til kolonne etter hvert som arbeidet skrider frem. 

Grunnprinsipper i Kanban 

• Visualiser arbeid: Bruk Kanban Board til å gjøre arbeidsflyten synlig for alle i teamet. 
• Begrens pågående arbeid (WIP – Work In Progress): Sett grenser for hvor mange oppgaver som kan være i arbeid på én gang. Dette bidrar til å unngå overbelastning og fremmer jevn flyt. 
• Mål og administrer flyt: Overvåk og mål flyten av arbeid gjennom systemet for å identifisere flaskehalser. 
• Gjør prosessregler eksplisitte: Sørg for at alle i teamet kjenner til og forstår arbeidsprosessene. 
• Forbedre samarbeidet kontinuerlig: Oppmuntre til kontinuerlig forbedring av prosesser og praksis. 

Er Kanban smidig? 

Ja, Kanban er smidig. Det er designet for å være fleksibelt og tilpasningsdyktig, og det støtter prinsipper som er sentrale i smidig metodikk (Agile), som kontinuerlig forbedring, rask respons på endringer og en sterk fokus på samarbeid.

Fordeler og Ulemper med Kanban 

Fordeler 

• Økt synlighet: Kanban Board gir en tydelig visuell representasjon av arbeidsflyten, noe som gjør det enklere å se hva som skjer. 

• Forbedret effektivitet: Ved å begrense pågående arbeid og fokusere på å fullføre oppgaver, kan teamet unngå overbelastning og arbeide mer effektivt. 

• Fleksibilitet: Kanban kan tilpasses til ulike arbeidsmiljøer og behov. 

• Kontinuerlig forbedring: Ved å overvåke og analysere arbeidsflyten, kan teamet identifisere og implementere forbedringer. 

 

Ulemper 

• Krever disiplin: For å fungere effektivt, krever Kanban at teamet er disiplinert i å følge prosessene og grensene som er satt. 

• Kan bli komplekst: For store team eller komplekse prosjekter kan Kanban Board bli vanskelig å administrere uten riktig verktøy og praksis. 

Kanban verus Scrum 

Mens både Kanban og Scrum er smidige metoder, har de noen viktige forskjeller: 

• Fleksibilitet: Kanban er mer fleksibel og kan enkelt tilpasses, mens Scrum har faste sprintsykluser og roller. 

• Rollefordeling: Scrum har definerte roller som Scrum Master og Product Owner, mens Kanban ikke spesifiserer slike roller. 

• Arbeidsflyt: Kanban fokuserer på kontinuerlig flyt av arbeid, mens Scrum arbeider i tidsavgrensede iterasjoner (sprinter). 

Les denne artikkelen for å lære mer om Scum: Hva er Scrum og hvilke fordeler gir metodikken? 

Praktisk anvendelse av Kanban 

Tips og Triks 

• Start enkelt: Begynn med en enkel Kanban Board med de grunnleggende kolonnene og utvid etter behov. 

• Bruk verktøy: Digitale verktøy som Trello eller Jira kan hjelpe med å administrere Kanban Board, spesielt for distribuerte team. 

• Gå regelmessig gjennom tavlen: Hold jevnlige møter for å gjennomgå tavlen og diskutere fremdrift og hindringer. 

• Fokuser på gjennomstrømning: Jobb med å fullføre oppgaver før du starter nye for å sikre jevn flyt. 

Les også: 5 praktiske Kanban-tips for fremragende prosjektflyt og teamfokus

Kanban er et kraftig verktøy for å forbedre arbeidsflyten og øke produktiviteten. Ved å visualisere arbeid, begrense pågående oppgaver, og kontinuerlig forbedre prosesser, kan teamet oppnå betydelige effektivitetsgevinster. Start med et enkel Kanban Board, og tilpass etter dine behov for å dra nytte av denne smidige metodikken.

Vi tilbyr opplæring i Kanban for deg og teamet ditt! Dagskurs i Kanban