Hva gjør en god prosjektleder? 6 typiske kjennetegn
Hvert prosjekt trenger effektiv styring, ledelse, kontroll og kommunikasjon. Måten dette utøves på er avgjørende for at prosjektet kommer i mål og gir resultater. Som prosjektleder er det mange ferdigheter du bør beherske, i tillegg til selve lederrollen. I denne artikkelen kaster vi lys over noen av dem.
Typiske kjennetegn på en god prosjektleder
Her får du 6 typiske kjennetegn på en god prosjektleder. Du har kanskje sett en del av dem beskrevet i stillingsannonser?
- Du har prosjektforståelse og kunnskap om hvordan prosjekter gjennomføres
- Du jobber strukturert og etter tydelige planer
- Du er tydelig som leder og god på kommunikasjon
- Du gir retning og motiverer teamet
- Du holder hodet kaldt når det stormer
- Du er engasjert
I det følgende utdyper vi hver av disse litt nærmere.
1) Du har prosjektforståelse og kunnskap om hvordan prosjekter gjennomføres
Å ha god forståelse for prosjekt som arbeidsform står sentralt for deg som skal lykkes som prosjektleder. Kanskje har du allerede ledet flere prosjekter og opparbeidet deg en god forståelse av prosjektlandskapet og faget? Til tross for flere års prosjekterfaring, erfarer allikevel mange prosjektledere at de trenger faglig påfyll innen utvalgte områder innenfor faget. Alternativt trenger man et tydeligere rammeverk å støtte seg på. Et rammeverk som gir tydelige svar på hva som er viktig i hver fase av prosjektet, hvilke dokumenter (maler) som er prekære, og som setter tydelig fokus på de ulike prosjektrollene og tilhørende ansvarsområder.
Finn tips og råd på nett
Vi finner enorme mengder av informasjon og svar på Internett. For deg som er ny eller mindre erfaren som prosjektleder, vil dette være et naturlig sted å søke informasjon for å få relevante tips og råd for hvordan du skal mestre rollen og oppgavene. Du vil også finne artikler som beskriver hva du ikke må gjøre, hvorfor prosjekter feiler og typiske feller du kan gå i. Videre tegnes det ofte et bilde av en travel hverdag med mange frister, oppgaver og problemer som oppstår underveis. Men prosjektledelse er først og fremst gøy! Å jobbe etter fastsatte mål og ikke minst se resultatet av jobben som legges ned. Det er motiverende i seg selv.
Anbefalt artikkel: En introduksjon til prosjektfaget
Anbefalt kurs: E-læringspakken Grunnleggende prosjektledelse
En sertifisering gir deg ekstra støtte i jobben og kan løfte karrieren din
På verdensbasis er det to anerkjente prosjektsertifiseringer som peker seg ut. Disse er PRINCE2® og PMP®. Med en prosjektsertifisering vil du få flere knagger å henge kunnskapen din på. Det vil kunne gi deg trygghet i rollen, enten du er ny eller erfaren. Videre kan en sertifisering styrke karrieren din og gjøre deg mer attraktiv for eksisterende og nye arbeidsgivere. Hvilken sertifisering som passer for deg, er avhengig av flere forhold. Dette er ikke to konkurrerende tilnærminger til prosjektledelse, heller komplementære.
- PRINCE2® er en prosjektledelsesmetode og et strukturert rammeverk for prosjektarbeid. Du får en beste praksis oppskrift på hvordan du skal gjennomføre prosjektet ditt. Selv erfarne prosjektledere tar denne sertifiseringen og sier at det gir dem både nye perspektiver og relevant nytteverdi, kanskje først og fremst fordi det gir et konkret rammeverk å støtte seg på. PRINCE2® er anvendbar som metode for ulike prosjekttyper, både små og store, og kan enkelt tilpasses eget prosjektmiljø.
- PMP® – består av en samling kunnskapsområder som er relatert til prosjektfaget, eksempelvis tid, omfang, kost, kvalitet, usikkerhet, anskaffelser, organisering og interessenter. Dette er områder innen prosjektfaget som er sentrale og nyttige å forstå for deg som prosjektleder.
Her kan du bli bedre kjent med PRINCE2® som metode
2) Du jobber strukturert og etter tydelige planer
Å styre prosjektet, dvs. prosjektstyring, handler om å være god på planlegging, organisering, oppfølging, kontroll, rapportering og ikke minst håndtere usikkerheter i prosjektet. Er du strukturert og ryddig i ditt arbeid har du gode forutsetninger for å lykkes som prosjektleder. Ditt styringsverktøy nummer 1 er en gjennomtenkt og helhetlig prosjektplan. Prosjektplanen vil hjelpe deg til å holde oversikt over prosjektets fremdrift, samt kontroll over tid, kost og kvalitet. Uten gode planer og struktur, vil du fort miste kontroll.
Bli med på 1-dags kurset Planlegging og oppfølging i prosjekter
Anbefalt kurs: E-læringspakken Grunnleggende prosjektledelse
Anbefalt artikkel: 8 steg for å lage en god prosjektplan
Ha fokus på helhetsbildet
Som prosjektleder kan du oppleve at du kommer i kontakt med fagområder du ikke kan nok om. Vær oppmerksom på at det ikke er din oppgave som prosjektleder å være ekspert på alle områder. Selvfølgelig gir det deg ekstra ballast og bedre oversikt over faget hvis du har kunnskap innenfor flere fagområder, men ikke grav deg ned i detaljer. Som regel har du eksperter i teamet ditt, eller som eksterne bidragsytere.
Lær av erfaring
Din oppgave som prosjektleder er å lede prosjektet og å lede prosjektteamet, menneskene som bidrar inn i prosjektet, frem til et konkret resultat eller mål. For å gjøre dette på en bra måte, er det viktig at du har den relevante prosjektlederkompetansen som trengs. Ofte kommer kompetansen gjennom læring og erfaring fra et prosjekt til det neste. En sterk anbefaling vil være å sikre at læringen som skjer i prosjektet ikke blir en bok man lukker når prosjektet avsluttes. Ta erfaringen og lærdommen med deg. Still deg relevante spørsmål som: hva fungerte bra, eller ikke så bra, hva har du lært, hva skal du gjøre annerledes neste gang. Hva tar du med deg videre? Mange prosjektledere ser tilbake på et tidligere prosjekt med visshet om hva som gikk bra og hva som gikk dårlig. Men underveis er det også viktig å bruke tid på å reflektere over prosjektet du er i. Mye læring skjer vil skje ubevisst. Modningen du får underveis vil styrke deg og gjøre deg modigere til å gå inn i neste prosjekt, fordi du har lært noe på veien.
Hvordan kan en prosjektleder balansere behovet for å være strukturert med fleksibiliteten som kreves i et dynamisk prosjektmiljø?
Balansen mellom å være strukturert og fleksibel er avgjørende for å håndtere et dynamisk prosjektmiljø. Mens det er viktig å ha klare planer og prosesser på plass, må en prosjektleder også være åpen for endringer, improvisasjon og tilpasning når uforutsette utfordringer oppstår. Dette krever både evnen til å tenke strategisk og raskt tilpasse seg endringer i situasjonen.
3) Du er tydelig som leder og god på kommunikasjon
Som prosjektleder trenger du det prosjektfaglige fundamentet som kreves for å mestre rollen, men å være en god prosjektleder handler om mer enn å planlegge og styre et prosjekt med stødig hånd fra start til mål. Du trenger også å utvikle og trene på lederrollen. Som prosjektleder skal du også lede mennesker: Interessentene rundt prosjektet må håndteres, og prosjektteamet skal ledes. Du lykkes ikke med prosjektet alene.
God og tydelig informasjon om mål og forventninger
Som leder av prosjektet ditt er det viktig å være tydelig. Du skal presentere tydelige mål med planer, forventninger, frister og leveranser for prosjektteamet og andre bidragsytere inn i prosjektet. Så hva betyr det egentlig å være en tydelig leder? Kort sagt handler det om å gi konkret informasjon til alle som bidrar slik at alle vet hva de skal levere, når og forhåpentligvis hvordan. Det skal ikke være rom for tolkning eller tvil. Målet for prosjektet er klart. Prosjektledere er ofte «kaospiloter» som må lære å håndtere flere typer mennesker og oppgaver. Midt opp i dette skal du som prosjektlederen inspirere til samhandling. Hvordan oppnår du at prosjektteamet er med «på ditt lag»? At de er motiverte, engasjerte og ser verdien av prosjektet? Prosjektets hensikt bør gi mening for den enkelte. Spørsmål som «hvorfor gjør vi dette» og «hva skal vi oppnå» må besvares helt tydelig. Om disse er på plass, vil du lettere få teamet med deg.
Vær en god rollemodell
“Practice what you preach” er et kjent engelsk uttrykk. I det ligger det at du du selv må handle i tråd med det du sier. Det er ingen tvil om at du som prosjektleder må være et eksempel til etterfølgelse. Jobber du disiplinert og ryddig, øker sjansen for at dine medarbeidere også forsøker å gjøre det samme.
Det høres kanskje ut som en klisje, med husk at ingen er perfekt. Å innrømme feil gjør deg menneskelig og kanskje til og med bedre likt? Du må finne den gode balansen. Så fyll ryggsekken både med stolthet, arbeidsdisiplin og ydmykhet. Det kan ha en stor effekt på prosjektteamet ditt og således prosjektleveransen.
Selvinnsikt
Som rollemodell og leder av prosjektet, vil det være nyttig for deg av å ha et realistisk bilde og forståelse av deg selv. Å bli bevisst hvordan du påvirker og samhandler med andre, samt hvordan du håndterer medgangs- og motgangssituasjoner, er nyttig. Din lederstil kan ha positiv, så vel som negativ effekt på teamet i sin helhet, og føre til engasjement og glede, eller motstand og problemer på veien. Som leder har du mye makt til å påvirke i positiv og negativ retning. Ofte kan små handlinger skape store resultater eller store utfordringer.
Anbefalt kurs: 1 dagskurs – Lederskap og effektive team
Anbefalt kurs: E-læringspakken Grunnleggende prosjektledelse
Dyktig kommunikator
Kommunikasjon mellom bidragsyterne i prosjektet har stor betydning for prosjektforløpet, for hvilke oppgaver som blir realisert og hvordan disse gjennomføres. God kommunikasjon skaper tillit, effektivitet, kvalitet og reduserer misforståelser. Som prosjektleder sitter du i førersetet og har stor påvirkningskraft på prosjektteamet. Vær tydelig på hva du forventer, som nevnt tidligere. Vær bevisst i din kommunikasjonsform og ha det klart for deg hva du ønsker å oppnå med det du sier.
Kommunikasjonsrollen i prosjektet innebærer ofte kommunikasjon på ulike nivå og til en rekke mottakere. Du skal kommuniserer med virksomheten, prosjektteamet og interessentene. Det kan være utfordrende i seg selv.
Her får du fire tips som gjør deg bedre til å kommunisere i prosjekter
Anbefalt kurs: 1-dagskurs Kommunikasjon i prosjekter
4) Du gir retning og motiverer teamet
Slik som fotballtreneren har du som prosjektleder ansvar for å samle og motivere spillerne på laget. Din oppgave er å bidra aktivt som retningsgiver og coach, og med anerkjennelse og et klapp på skulderen kan du oppnå mye. Som individer motiveres vi alle av ulike faktorer, men knapt noen vil oppleve det som negativt å bli sett og hørt, og ikke minst bli nevnt eller få anerkjennelse i andres nærvær.
Bygg effektive og velfungerende team
I oppstarten av prosjektet kan det være klokt å legge en plan for hvordan du skal ta vare på teamet, fra start til mål. Bruk tid på å bli bevisst hvem du har i teamet ditt, sitt sammen, bli kjent og skap hyggelige rammer for samarbeid og mestring. En kick-off kan kanskje være en fin ramme for å sparke prosjektet i gang. En arena hvor man kan bli bedre kjent og bygge et felleskap, og kanskje lykkes med å bryte ned noen barrierer eller løse opp i noen uklarheter.
Innad i teamet vil det sannsynligvis være sprik i både kompetanse, bakgrunn, kanskje språk, og personlige egenskaper. Noen trives når det er hektisk og med mange baller i luften. Andre blir stresset og tenker uklart når landskapet oppleves som kaotisk. Noen snakker eget fagspråk, andre ikke. Har dere etablert et godt fundament for teamarbeidet er det større sjanse for at alle spiller på lag når det blir stress og travle tider.
Du lurer kanskje på hvordan du som prosjektleder kan håndtere konflikter innad i teamet?
Når det gjelder håndtering av konflikter innad i teamet, er det viktig for en prosjektleder å være lydhør, diplomatisk og åpne for å løse uenigheter på en konstruktiv måte. Dette kan innebære å fasilitere samtaler, identifisere felles mål og finne kompromisser som alle kan støtte.
Hva er de mest utfordrende aspektene ved å lede et flerfaglig prosjektteam?
Ledelse av et flerfaglig prosjektteam kan være utfordrende på grunn av forskjellige faglige perspektiver, kommunikasjonsstiler og arbeidsmetoder. En prosjektleder må være i stand til å forstå og verdsette mangfoldet i teamet, samtidig som de skaper en felles visjon og arbeidskultur som fremmer samarbeid og måloppnåelse.
5) Du holder hodet klart når det stormer
Som prosjektleder vil du erfare at det tidvis er mange avklaringer som må gjøres, og ofte i løpet av kort tid. At det stormer litt fra tid til annen er noe du også vil kunne erfare. Mist ikke motet, og i hvert fall ikke hodet, når det blåser på det verste. Du kan kun løse én ting om gangen. Jobber du steg for steg, og håndterer én og én utfordring om gangen, vil du komme i mål.
Prioriter oppgavene
Men samtidig må du ha evnen til å prioritere. Du må ha oversikten og gjøre nytte-konsekvens vurderinger. Hva vil eksempelvis ha størst konsekvenser for prosjektet om du ikke prioriterer akkurat denne saken nå? Se det store bildet og sikt mot målet. Virker det som om stormen ikke løyer? Søk hjelp hos en god sparringspartner som har vært ute i hardt vær tidligere, eller en utenforstående som kan se situasjonen med nye øyne. Som prosjektleder vokser man ofte med oppgaven. Nye situasjoner kommer på bordet og du lærer mens du går. Vær ydmyk, ta imot hjelp om den tilbys!
6) Du er engasjert!
Ha godt humør. Det har ofte større effekt enn du er klar over. Humor gir også god avkastning. Gjennom engasjert atferd påvirker du arbeidshverdagen positivt og lysten til å gjøre en god jobb, for alle som er involvert. Gjennom engasjement utvikler du deg, lærer og får teamet ditt til å strekke seg enda litt lenger. Vær litt nysgjerrig, se etter nye muligheter, tilnærminger.
Lykke til på veien til en stødig prosjektkarriere!
Ønsker du å utvikle deg som prosjektleder?
Styrk prosjektkompetansen i din virksomhet
Vi er en erfaren kompetansepartner og har lang erfaring med opplæring i prosjektfaget for små og store virksomheter.
Vi leverer bedriftsinterne kurs og opplæringsprogrammer som tilpasses deres behov
Se noen av våre referansekunder her