Nybegynnerguiden til praktisk prosjektarbeid
Har du lyst til å bli god på prosjektarbeid? Da må du kjenne til de viktigste utfordringene i prosjekter samt ha et teoretisk overblikk over faget. Her er nybegynnerguiden til deg som skal jobbe i prosjekter.
Nedenfor gir vi deg svar på 8 grunnleggende spørsmål innen praktisk prosjektarbeid.
1) Hva er et prosjekt?
Prosjektarbeidsformen blir i dag brukt for de fleste målsatte arbeidsoppgaver som skal gjennomføres innenfor gitte tidsfrister og økonomiske rammer. Arbeidsmetodikken er nyttig for å løse komplekse engangsoppgaver. Slik lyder de formelle definisjonene av prosjekt:
- Prosjekt Norge definerer prosjekt som «Et tiltak som har karakter av et engangsforetagende med et gitt mål og avgrenset omfang, som gjennomføres innenfor en tids- og kostnadsramme».
- PMI® (Project Management Institute) definerer i sin PMBOK® prosjekt som «En midlertidig innsats for å skape et unikt produkt, et resultat eller en tjeneste»
- PRINCE2® definerer prosjekter som «En midlertidig organisasjon etablert med hensikt å levere ett eller flere produkter som bidrar til å realisere en avtalt Business Case»
2) Hva karakteriserer et prosjekt?
Sentrale karakteristikker ved et prosjekt er at:
- Det skjer en endring. Prosjektet er middelet vi bruker for å gjennomføre endringen.
- Det er midlertidig. Det kreves en midlertidig innsats, prosjektet er altså temporært.
- Det er tverrfaglig samarbeid. Flere fag/fagpersoner bruker å være involvert for å kunne levere en god løsning.
- Det er unikt. Et prosjekt er et engangsforetak.
- Det er usikkerhet forbundet med gjennomføringen av prosjektet. Denne usikkerheten må derfor håndteres kontinuerlig gjennom prosjektets gang.
3) Hvordan påvirker organiseringen av egen virksomhet deres måte å jobbe på i prosjekter?
Virksomheter er satt sammen og organisert ulikt. For å forstå prosjektets rammebetingelser må vi forstå forskjellen mellom arbeid i linjen (linjeorganisasjon) og arbeid i prosjekt. Rammebetingelsene for prosjektet påvirkes i stor grad av hvordan prosjektet blir organisert. La oss se på to ulike prosjektorganiseringer.
- Det første prosjektet står selvstendig, det vil si er opprettet uavhengig av linjen.
Prosjektet har fått tildelt egne ansatte i dedikerte prosjektstillinger. Her sitter alle samlet i egne lokaler eller det som kalles prosjektkontor, og prosjektlederen har handlingsrom i forhold til å styre sitt eget budsjett. - Det andre prosjektet er tett knyttet til avdelingen som har igangsatt prosjektet.
Her sitter de prosjektansatte på sin vanlige plass på tvers i virksomheten. De forsøker så godt de kan å fordele arbeidstiden mellom 50 % prosjektoppgaver og 50 % vanlige linjeoppgaver. Avdelingslederen har fått tildelt rollen som prosjekteier, og har budsjettansvaret. Prosjektleder må derfor komme til sin avdelingsleder hver gang det er avklaringer rundt ressurser og pengebruk, og kommunikasjonsjobben er større da de prosjektansatte sitter på ulike steder i virksomheten. Vi sier at handlingsrommet til prosjektlederen er mindre, og at dette prosjektet er organisert som en svak matrise. Som eksempelet viser er det ofte en del utfordringer mellom basisorganisasjonen og prosjektorganisasjonen i forhold til å kjempe om ressurser, enn det vi opplever i ren prosjektorganisering.
4) Hva er en prosjektmodell?
En prosjektmodell er et rammeverk for prosjektarbeid, med en standard inndeling i prosjektfaser, med nærmere angitte beslutningspunkter og tilhørende krav til dokumentasjon.
Figuren under viser Digdir (Digitaliseringsdirektoratet) sin anbefalte prosjektmodell, («Prosjektveiviseren«) for offentlige IKT prosjekter i Norge. Som du ser er den delt inn i 5 faser og 6 beslutningspunkter.
Prosjektveiviseren er Digdir sin anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter.
Mange organisasjoner jobber prosjektrettet uten å ha en prosjektmodell. Det gjør jobben litt vanskeligere. En prosjektmodell indikerer at virksomheten har en viss prosjektmodenhet. En prosjektmodell innfører noe byråkrati, men er samtidig en måte å få alle til å jobbe likt.
5) Hva er fordelen med å følge en prosjektmodell?
Fordelen med å følge en prosjektmodell er flere. Du får innført et felles begrepsapparat i prosjektteamet. Samtidig er det lettere å følge opp prosjektet når hvert prosjekt gjennomfører de samme fasene. Beslutningstakere får en lettere jobb når en vet hva som er viktig å fokusere på i hver fase uavhengig av selve prosjektet. En prosjektmodell har også ofte ferdige maler som gjør det raskere å produsere nødvendige dokumenter. Prosjektmodellen legger grunnlaget for «hvordan vi jobber med prosjekter hos oss»
Men vær obs: Det er viktig å skjelne mellom modell og arbeidsmåte. Modellen skal beskrive hva som skal skje i de enkelte fasene, men ikke hvordan det skal utføres. Arbeidsmåte er opp til den enkelte prosjektleder med prosjektteam å velge.
6) Hva er beslutningspunkter?
Som du så i prosjektmodellen ovenfor besto den av 5 faser med et beslutningspunkt mellom hver fase, i alt 6 beslutningspunkt. Hensikten med et beslutningspunkt er å avgjøre om prosjektet skal tas videre til neste fase, eller om det må gjøres mer i den pågående fasen før prosjektet får slippe videre. Selve beslutningen tas gjerne av personer som ikke er direkte involvert i prosjektet for eksempel en prosjekteier med tilhørende styringsgruppe. Prosjektleder og prosjektteamet lager beslutningsunderlaget. Mange velger også å kvalitetssikre selve beslutningsunderlaget før det sendes til beslutningstakerne.
Veldig ofte får prosjektet en modning til oppgaven samtidig som rammebetingelser endrer seg. Dette betyr at de opprinnelige forutsetningene ikke lenger er til stede. Da er det avgjørende at de endrede forutsetningene varsles og dokumenteres i beslutningsunderlaget. En annen fordel med beslutningspunkter er at du tvinges til å dokumentere erfaringer underveis.
7) Hva er en prosjektinteressent?
Det siste emnet som denne nybegynnerguiden tar for seg er interessenter. Det handler kort og godt om hvem som bryr seg om eller påvirkes av ditt prosjekt. Lykkes du med å ta vare på menneskene rundt prosjektet øker du sjansen for å lykkes med prosjektet.
Den formelle definisjonen på en prosjektinteressent ser slik ut: Project Management Institute (PMI) sier at en interessent er et individ, en gruppe eller en organisasjon som kan påvirke, blir påvirket av, eller oppfatter seg selv som påvirket av et program eller et prosjekt.
Det finnes mange forskjellige interessenter, både interne og eksterne. Det kan være smart å kategorisere interessentene for å få bedre oversikt:
- I midten av figuren finner du «Prosjektressurser». Det kan være prosjektleder, prosjektteam, og alle de som er med hele veien i prosjektet.
- I andre lag i figuren finner du de primære interessentene. Det kan for eksempel være sponsor, kunder, fagforening, aksjeeiere, kreditorer, ansatte, myndigheter, leverandører og underleverandører, linjeledere, andre prosjektledere.
- I ytterste lag finner du de sekundære prosjektinteressentene. Her kan vi plassere alle som kan tenkes å ha en interesse i prosjektet. Dette er for eksempel familie, media, institusjoner som skole, sykehus, profesjonelle organisasjoner, turister, privatpersoner, interesseorganisasjoner, konsumentorganisasjoner, konkurrenter, politiske organisasjoner. Merk at sekundære interessenter ofte er vanskeligere å identifisere, eller kanskje å forstå, enn primære interessenter fordi de er en sammensatt og gjerne en stor gruppe mennesker.
Les også: Slik blir du bedre til å kommunisere i prosjekter
8) Hvorfor gjør vi interessentanalyser?
Verktøyet vi bruker for å håndtere interessenter kalles interessentanalyse.
En interessentanalyse hjelper deg å:
- Avdekke innflytelse og interesse til de ulike interessentene
- Dokumentere behov, ønsker og forventninger
- Avdekke motsetninger mellom interessenter
- Lage en plan for å håndtere de ulike interessentene
- Styre forventningene underveis i prosjektet
Tips til deg som ønsker å heve prosjektkompetansen på kort tid
I Prosjektuka ( i mars-april og november hvert år) arrangerer vi flere kurs som kan bidra til å heve prosjektkompetansen din. Dette er også en fin mulighet for å heve kompetansen for avdelingen eller teamet ditt, om dere vil komme sammen. Vi byr på et utvalg av intensive 1-dags kurs som tar for seg ulike kunnskapsområder innenfor prosjektfaget. En rask vei til økt kunnskap og prosjektforståelse på kort tid! Kurs for nybegynner og erfaren. Delta på 1 eller flere kurs og velg de kursene som passer for deg.
Les også: Hva gjør en god prosjektleder? 6 typiske kjennetegn