Prosjektopplæring i NMBU

Prosjektopplæringen av administrativt ansatte i NMBU øker modenheten for å skape gevinst av endringsinitiativer.

Holte Academy tar kontakt med Heidi Blom, seniorrådgiver ved NMBU som er ansvarlig for NMBUs Prosjektskole. Hun forteller at utdanningsinstitusjonen NMBU blomstrer i samarbeid med utdanningsvirksomheten Holte Academy.

– Fra første møte har Holte Academy styrt prosessen godt og vært lydhør for innspill. Holte Academy leverer kurs med høy kvalitet. Kombinasjonen av e-læring og klasseromsundervisning har blitt tatt godt imot i organisasjonen. De oppleves som en virksomhet med en god pedagogisk tilnærming til sine kurs.

NMBU etablerte sin egen prosjektskole våren 2019 og har siden den gang gjennomført seks kurs med 170 kursdeltakere. Målet med prosjektskolen er å styrke kompetansen på prosjektstyring og prosjektledelse innenfor administrativ utvikling ved NMBU. Holte Academy har vært ansvarlig for innhold og gjennomføring av kursene, samt ansvarlig for kursadministrasjonen i samarbeid med NMBU.

 

Kursholdere med høy faglig kompetanse og god formidlingsevne som tilpasser innholdet til målgruppen

– Kursholderne har høy faglig kompetanse, god formidlingsevne og er flinke til å gjøre kurset relevant for deltakerne. De er dyktige til å sette seg inn i målgruppen og tilpasse nivået til deltakerne som er tilstede. Mange av våre deltakere setter spesielt pris på at kursholderne er joviale personer som tar imot innspill og spørsmål på en god måte.

NMBU har mange prosjekter, spesielt innenfor forskning. Prosjektskolen derimot rettet seg kun mot administrative utviklingsprosjekter og etter hvert også byggeprosjekter. Av administrative prosjekter er GDPR, Alumni, nytt intranett, forsknings- og infrastruktur, kulturbygging og office365 eksempler på pågående prosjekter hos NMBU hvor den etablerte prosjektmetodikken benyttes.

-Mange av NMBUs ansatte i administrasjonen har vært på kurs, og kursene pågår fortsatt. Vi har fått etablert et mer felles språk rundt prosjekter og økt bevisstheten rundt viktigheten av å jobbe systematisk med endringsinitiativ. Kompetansen i organisasjonen har økt både på prosjektleder, prosjektmedlem og prosjekteiersiden. På sikt håper vi at en gevinst er at vi blir enda dyktigere til å hente ut gevinster fra de endringsprosjektene som igangsettes, forteller Heidi.

Profesjonell kursadministrasjon som jobber effektivt og ryddig

Heidi Blom beskriver samarbeidet med Holte Academy som ryddig og effektivt.

-I tillegg til at kursene har vært veldig gode vil vi trekke frem en svært effektiv kursadministrering. For eksempel blir alle henvendelser besvart med veldig kort responstid. Holte Academy står for kursadministreringen ved NMBU og har opprettet kursportalen for prosjektskolen. Denne har blitt vedlikeholdt effektivt underveis og vi har fått tilsendt påmeldingslister. Vi synes selv at denne ser veldig proff ut.

Skreddersydd prosjektopplæring basert på beste praksis

Hva var bakgrunnen for at NMBU valgte å satse på egen prosjektskole?

-Utgangspunktet for oss var resultater fra en internevaluering der vi fikk vite at det er potensial for å jobbe mer systematisk og effektivt samt profesjonalisere vår egen prosjektmetodikk. Dette igangsatte arbeidet med å få på plass en felles metodikk for hvordan vi skulle jobbe med administrative utviklingsprosjekter. Når metodikken var klar ble det viktig å styrke kompetansen på prosjektstyring og prosjektledelse innenfor administrativ utvikling. Opplæringsplanen ble drøftet og forankret både i ledelsen og med de tillitsvalgte. Påmelding til kursene gikk i første fase gjennom lederne, som pekte på sine medarbeidere som de så skulle delta i prosjekter i den nærmeste tiden.

NMBU besluttet å legge Difis prosjektveiviser til grunn for sin egen prosjektmetodikk. I planleggingsfasen av opplæringen så de at det er mange ulike roller i prosjektene og at det kunne være lurt å dele inn opplæringen i ulike nivåer.

-Vi visste at Norges Forskningsråd hadde etablert sin egen prosjektskole og valgte å besøke dem for å lære av deres erfaring. Det var veldig inspirerende og hjalp oss å gå i gang med planleggingen av vår egen prosjektskole basert på egne behov.

Her kan du lese om Forskningsrådets prosjektskole

Målgruppen for NMBUs prosjektskole har vært ansatte som har en rolle i et administrativt utviklingsprosjekt.

-Etter ett år med kursing har nå veldig mange ansatte i målgruppen fått opplæring. De har i stor grad vært positive til det kompetanseløftet som er gitt på området og siden de har eller er tenkt å skulle ha en rolle i et eller flere prosjekter ser de at de kan ta i bruk kunnskapen raskt etterpå.

Hvilke råd vil du gi til andre som vurderer å etablere sin egen bedriftsinterne opplæring?

-Bare gå i gang … Jeg ønsker dere lykke til med et morsomt og givende prosjekt!

Fakta:

• NMBU er Norges ledende forsknings- og lærested for bioproduksjon, miljø og landskap.
• NMBU har 5200 studenter, 1700 ansatte, 64 studieprogram og 2 campus.
• Arbeidet med å etablere en egen prosjektmetodikk på NMBU med rutiner, maler og tilhørende opplæring ble organisert som et prosjekt internt ved NMBU. Kompetanseprogrammet bygger på anerkjent prosjektteori som Prosjektveiviseren, Project Management Body of Knowledge og PRINCE2®, samt beste praksis fra NMBU.
• NMBUs prosjektskole inkluderer seks ulike kurs fordelt over tre nivåer. Prosjektskolen ble etablert i 2019 og er skreddersydd administrativt ansatte ved NMBU. Figuren under viser oppbygningen av NMBUs prosjektskole.

 

NMBUs PROSJEKTSKOLE –  KURSOVERSIKT