Slik ble Bærum Kommunes Prosjektskole en suksess

Bærum Kommune etablerte sin egen Prosjektskole for å formidle ny felles prosjektmetodikk i egen virksomhet. Det ble en suksess. Prosjektleder for initiativet, Kjellaug Hurlen, seniorrådgiver i Bærum Kommune, deler sine erfaringer.

 

– Mitt først råd til dere som jobber med eller vurderer å etablere bedriftsintern opplæring er å bruke en samarbeidspartner. Det er sikkert mange som har flinke ansatte som kan prosjektfaget og har lyst til å holde kurs. Men å få en profesjonell kursholder som behersker både prosjektfaget og pedagogikkfaget er veldig verdifullt. Å lede store grupper gjennom en krevende fagdag samtidig som deltakerne skal ha det gøy, går ikke av seg selv. Det er en kunst å få kursdagene til å være engasjerende, inspirerende og nyttige, – og dette behersker kursholderne fra Holte Academy, uttrykker Hurlen med iver.

Hun forteller videre hvordan kursdagene opplevdes for de ansatte.

– Vi har fått så mange gode tilbakemeldinger. Holte Academy sine kursholdere kjennetegnes ved at de er uformelle, sosiale og flinke til å skape god stemning. Det er ingen som kjeder seg på kursene til Holte Academy. Kursdagen er variert og oppgavene som tilbys er relevante. Det skapes trygge rammer i klasserom, slik at også de som er litt spente før de kommer på kurs trives. På den måten blir det en positiv stemning rundt opplæringen, og kursevalueringene fra deltakerne viser topp score.

Profesjonell leverandør som tilbyr skreddersøm

Hurlen beskriver Holte Academy som en profesjonell kursleverandør som setter av nok i tid i starten og bruker planleggingsfasen effektivt. Tilpasninger i hvert enkelt kurs gjøres etter virksomhetens behov.

-Holte Academy er knallsterke på gjennomføring og har ikke avlyst ett eneste kurs. Alt går på skinner. Kursholderne kommer godt forberedt, kjenner tilpasningsarbeidet som er gjort for det enkelte kurs og den enkelte målgruppe, og behersker vår prosjektmodell, sier hun. De har alle innfridd forventningene som kompetente og engasjerte kursholdere.

-For meg som prosjektleder var det enkelt å forholde seg til Holte Academy. Jeg fikk tildelt «one single point of contact». Kommunikasjonen og samarbeidet underveis har vært veldig godt. Det er uformelt og konstruktivt, samtidig som det er ryddig og profesjonelt. Mine mål og forståelse for at noe skreddersøm er nødvendig er blitt tatt på alvor og realisert. Jeg er stolt av at vi har fått til å så mye sammen. Hele prosjektskolen har vært en positivt ting som har gitt energi.

Derfor ble prosjektskolen etablert

I 2016 startet Bærum Kommune et større prosjekt som handlet om å implementere felles prosjektmetodikk i egen virksomhet. Hovedmålet var at flere prosjekter skulle bli gjennomført innen tid og kost og til avtalt kvalitet. Det naturlige utgangspunktet i dette var å ta i bruk Prosjektveiviseren fra DIFI. Når prosjektmodellen med tilhørende rammeverk var på plass ble det viktig å formidle dette ut i organisasjonen. Dermed så Bærum Prosjektskole dagens lys.

-Tidligere var det slik at hver sektor i kommunen, eksempelvis Eiendom, Plan, miljø og kultur og Digitalisering, hadde ulikt prosjektspråk. For eksempel varierte navn på faser og roller. Vi ønsket å ha et en metodikk i kommunen for å legge til rette for samarbeide på tvers av sektorer.

Gevinster fra prosjektet

-Nesten alle ansatte i kommunen vet i dag at vi har en felles prosjektmetodikk. Mange snakker om prosjektmetodikken som en god hjelp, og tenker at dette er et verktøy for prosjektledere og prosjekteier. Prosjekteierrollen er kommet høyere opp på agendaen, og vi har fått en større modning rundt dette med resultatmål og effektmål av et prosjekt. Prosjektmetodikk er en formel for å ha en bevisst oppstart av et prosjekt der hensikten er forankret, samt en god dialog mellom prosjektet og ledelsen underveis i prosjektforløpet, minimum i beslutningspunktene.

Populært kurstilbud fra første dag og stadig etterspørsel

I følge Statistisk Sentralbyrå (SSB) er det i dag cirka 126 000 innbyggere i Bærum Kommune. I 2030 er det forventet at det bor 135.000 innbyggere i kommunen og i 2040 er det anslått å øke til 143.000.

-Vi er en kommune i vekst som må rigge for økt befolkningsvekst. Derfor står vi foran økte investeringer i årene som kommer, og det er en viktig del av kommunens økonomi- og virksomhetsstyring fremover å ha kontroll på disse.

Målgruppen i Bærum Kommunes Prosjektskole var opprinnelig prosjektledere med ansvar for de store investeringsprosjektene innen bygg- og anleggsprosjekter, tekniske fag og digitalisering. Like viktig var kursingen av prosjekteiere og andre som skal sikre gevinst av Bærum Kommunes prosjekter. Første kurs innen prosjektledelse ble lansert høsten 2017.

-Prosjektskolen ble raskt populær og jungeltelegrafen gikk. Vi fikk stor pågang og i dag 1 ½ år etter at vi lanserte det første kurset, har vi stadig etterspørsel etter kurs. Det er avdelingslederne som gir godkjenning til at sine ansatte kan få delta på kurs. Nå er målgruppen noe bredere enn det som opprinnelig var planlagt, med flere som jobber med organisasjonsutvikling og andre mindre / mellomstore prosjekter. Det tenker vi er veldig positivt. Vi når ut med prosjektkompetanse til mange ansatte i kommunen. Å levere vellykkede prosjekter er like viktig i alle deler av organisasjonen.

Tips fra Bærum Kommune til deg som vil ha suksess med opplæring i egen virksomhet

TIPS 1: Pass på at du får forankret behovet for og gevinsten av prosjektopplæring i egen virksomhet før du setter i gang. Å ha med seg avdelingslederne som støttespillere i etableringsfasen er viktig for å få de ansatte til å delta på kurs.

TIPS 2: Finn en dyktig samarbeidspartner som kan levere gode kurs. Det skal være gøy å lære noe nytt, reflektere over praksis og bli bedre i jobben sin.

TIPS 3: Skreddersy kursene til egen virksomhet. Innholdet i kurset og problemstillingene som drøftes må være relevante og aktuelle.

TIPS 4: Bruk opplæringsleverandøren som kompetansepartner og sparringspartner underveis. Å tenke høyt sammen med en annen hjelper ofte på mange områder, og det er lurt å bruke kompetansen til de du møter på din vei.

Oppdragsgjennomføring

• Holte Academy administrerer kompetanseprogrammet i sin helhet, og samtlige kurs holdes av Holte Academy og Holte Consulting sine egne ansatte. Programmet pågår i perioden oktober 17 – høst 19 med mulighet for å ta ut opsjoner på flere år.
• I alt har Prosjektskolen hatt mer enn 400 deltakere på kurs fra Bærum Kommune i perioden oktober 2017 til mars 2019.

 

 

Ønsker du hjelp, innspill eller råd for etablering av et opplæringsprogram eller et kurs i prosjektledelse i din bedrift? Vi er en god samtalepartner og rådgiver, og hjelper med å skape klarhet i behov og konkretisere mulige løsninger som passer din bedrift.

KONTAKT OSS 

 

Vi tilpasser et opplæringsprogram eller kurs som passer din bedrift 

Prosjektuka er et godt alternativ for effektiv opplæring i prosjektfaget