Slik kommuniserer du bedre i prosjekter

Ønsker du å utvikle dine kommunikasjonsferdigheter? Her får du fire gode råd på veien.

4 gode råd for å utvikle dine kommunikasjonsferdigheter

Kommunikasjon handler om å utveksle tanker, meldinger eller informasjon ved hjelp av tale, signaler, skriving eller atferd. Her får du fire konkrete tips som gjør deg bedre til å kommunisere i prosjekter (og på andre arenaer).

1) Lytt aktivt! Du har to ører, og en munn – bruk dem i den rekkefølgen

Aktiv lytting er mer enn å bare høre. «Aktiv lytting» defineres som en bevisst innsats for å høre ikke bare ordene som en annen person sier, men enda viktigere: for å forstå hele meldingen som blir «sendt». For å lykkes med dette må du trene på fire ting:

1. Det første handler rett og slett om å lytte konsentrert til det som sies, uten å la seg avspore av egne tanker, at telefonen ringer eller at det kommer en mail.
2. Det andre handler om å stille seg åpen for det det andre sier. Ved å legge dine egne fordommer eller oppfatninger til side er det større sjanse for at du unngår å tolke, men faktisk hører det som blir sagt.
3. Det tredje handler om å respondere. Samtalepartneren din må oppfatte at du lytter. Hvis du har øyekontakt, nikker med hodet og har generelt en åpen kroppsholdning, vil den som prater føle at du er positivt interessert. Da øker sjansen for at dere oppnår felles forståelse, eller at den som forteller kanskje åpner seg mer enn han eller hun ellers ville gjort.
4. Det fjerde handler om å huske. Hvis du husker det som blir sagt er det lettere å stille spørsmål for å få vite mer, eller oppklare noe som du oppfattet som uklart.

2) Still effektfulle spørsmål

Effektfulle spørsmål gir deg mer informasjon, innsikt og klarhet enn hverdagslige spørsmål. De kjennetegnes ved at de er åpent formulert. Det vil si at de starter med spørreordene: Hva? Hvordan? Når? Hvem? Hvilke? Effektfulle spørsmål er åpne, korte og enkle å forstå. De er ikke ledende.

Eksempel på effektfulle spørsmål kan være:

• Hva er din vurdering av prosjektet så langt?
• Hvordan vil du gå frem for å komme i mål?
• Hvilke ting har du prøvd hittil?

3) Gjentakelser fester seg

Det som blir sagt flere ganger fester seg. Det er en grunn til at reklamene går igjen og igjen over tv-skjermen.  Det virker enkelt, og samtidig er det litt vanskelig. For hvordan kan du si det samme flere ganger uten at det blir mas? Her gjelder det å være kreativ. Du må ta i bruk ulike kommunikasjonskanaler og ulike kommunikasjonsverktøy. For eksempel kan du i en møtepresentasjon bruke bilder og på den måten appellere til de visuelle. Du kan lage filmer som kanskje er humoristiske og som kan legges ut på intranett. I dagens «smarttelefon-samfunn» går det plutselig som en lek å lage små filmer. Du kan skrive informasjonen på mail, si det i møter, ha det som diskusjonstema under fredagskaffen, eller kanskje til og med minne om det per sms.

7 x 7 regelen: Om du har til hensikt å kommunisere godt og få budskapet oppfattet, vil du måtte gjøre det sju ganger på sju forskjellige måter.

4) Velg riktig kommunikasjonskanal

Med kommunikasjonskanal mener vi det mediet vi bruker for å nå målgruppen vår. Er du for eksempel prosjektleder, må du kunne kommunisere effektivt med ulike målgrupper: Ditt prosjektteam, prosjekteier, etc. Når du skal velge kommunikasjonskanal er det viktig å velge den kanalen som du vet målgruppen din bruker og er fortrolig med. Skal du forsøke å kommunisere til unge folk, la oss si i aldersgruppen 18 til 24 år, er det klokt å velge sosiale medier fremfor aviser. Nordea har for eksempel valgt å benytte SnapChat for å kontakte sine unge kunder. Det handler om å treffe målgruppen der de er.

La oss stille deg to spørsmål rundt det å kommunisere til et prosjektteam. Se på bildet nedenfor som er hentet fra boken «Psykologi i organisasjon og ledelse» av Kaufmann & Kaufmann .

1.  Hvilke av disse 10 kommunikasjonskanalene tror du er best for å sikre felles forståelse og samarbeid?
2.  Hvilke av disse kommunikasjonskanalene, tror du er minst brukt?

Svaret på begge spørsmål er: «De med høy informasjonsfylde»
Forklaringen på dette består av flere elementer. Gjennom samtaler ansikt til ansikt eller videokonferanser får både avsender og mottaker størst mulighet til å oppfatte nyansene i budskapet som blir fremstilt. For eksempel hvis du er usikker på det som blir sagt, vil det være raskere for deg å kode betydningen gjennom å lese kroppsspråk, ansiktsmimikk etc. fra den du samtaler med. I tillegg er det enklere å avbryte og supplere med enkle spørsmål når man ser hverandre. Disse aspektene går tapt i e-post og/eller brev.

I tillegg vet vi at informasjon som er ladet med følelser og emosjoner fester seg enklere. Så hvis du forteller om ditt prosjekt med stort engasjement på et allmøte vil begeistringen smitte mer enn om du gjør det samme gjennom et mandat eller skriftlig dokument.

KOMMUNIKASJON I PROSJEKTER

I prosjekter er tid en vesentlig faktor. Klar tale og bevisst bruk av kommunikasjon kan bidra til færre misforståelser. Det igjen resulterer i økt effektivitet og bedre trivsel både for deg og organisasjonen som helhet. Å kommunisere smart med prosjektets deltakere og eksterne interessenter, handler om riktig informasjon til rett tid.

Har du lyst til å lære mer?

Ønsker du å øke din forståelse og innsikt i kommunikasjonsutfordringer som er vanlige i de forskjellige fasene i prosjekter, og hvordan disse kan håndteres?

Anbefalt kurs: Kommunikasjon i prosjekter (1 dagskurs)